文印管理服务行业发展特点、发展机遇趋势、竞争格局、市场规模
1、文印管理服务产生的背景
文印管理服务市场是伴随现代信息技术发展和办公应用需求升级而出现的新型市场，是传统办公向现代新型办公的全面升级，同时也是传统服务业向新型服务业的全面升级，其产生的背景主要有以下几点：
（1）信息安全意识的不断增强
近些年来，有关部门出台了《密码法》《中华人民共和国网络安全法》为代表的一系列法律法规，旨在保护信息安全，提高信息安全保护意识，国民信息安全意识的提升也不断促进了文印管理服务行业的发展。通过文印管理服务，企业能够借助文印管理软件对企业文档信息进行全方位、多维度的管理，有效地降低文档信息泄密的风险。
（2）社会分工的精细化
随着市场竞争日益激烈以及社会分工精细化趋势不断发展，企业逐渐将非主营业务交由专业机构负责，自身专注于主营业务，实现降低成本、提高效率和增强核心竞争力。同时，信息技术发展也推动企业追求管理的精细化，企业希望采用更为先进的管理和技术手段不断降低办公成本、提高办公效率。
（3）由资产管理向费用管理转变
随着政府和企业在管理方式上的不断进步，对文印管理服务需求，从繁杂的资产管理向简便清晰的费用化管理的趋势越来越明显，更多的企业改变以往自行购买文印设备、耗材及零配件等产品的方式，开始直接购买文印服务，以服务替代产品，将企业的资源更多地运用到核心业务的拓展之中。
（4）软件信息技术促进行业不断发展
软件信息技术的发展，使企业对文印设备进行实时高效管理成为可能，软件应用范围持续扩大，文印成本不断降低；此外，伴随硬件设备和软件系统性能不断提升、功能不断完善，使原有的文印软硬件系统产生更多优化空间，专业的优化工作能够直接为客户带来节约、高效的价值。
2、文印管理服务行业特点
资料来源：普华有策
3、文印管理服务行业发展现状
（1）信息安全的保障和效率意识的提升促进文印管理服务行业持续发展
近年来行业各级主管部门不断出台相关产业政策、部门规章等规范性文件，提升社会信息安全防护意识。企业对文印管理服务的需求不再仅仅满足于简单的设备维护阶段，而开始对文印信息安全提出了更高的要求。此外，社会效率意识的提升也不断在推动企业思考如何优化打印流程，降低打印成本。通过专业化的文印管理服务，企业借助文印管理软件不仅能够对各类打印任务进行精准管理，保护文档信息文印安全；还能简化流程和优化打印环境，提升客户办公效率，降低文印成本。信息安全和效率意识的提升促进文印管理服务行业持续增长。
（2）软件信息技术推动文印管理服务行业的快速发展
近年来在国家产业扶持政策推动下，我国软件行业市场总量一直保持快速增长的趋势，业务收入在国内生产总值中所占的比重不断上升。文印设备主要应用于商业办公领域，软件信息技术在文印管理服务行业的应用并与之深入融合是办公信息化的重要体现，是软件应用场景在文印设备领域的拓展，是软件信息技术应用渗透率在文印管理服务行业不断加深的表现。软件信息技术在文印管理服务业的应用可以实现文印的数字化、信息化、可视化、安全化的集中式管控，使文印精细化管理成为可能，可以大幅提高文印信息的安全性，在提升信息安全的同时降低设备运营成本，推动文印设备贸易服务商向文印管理服务提供商转型。
（3）文印设备品牌较多、技术参数复杂且标准不一，第三方文印管理服务提供商开始日益凸显优势
目前，文印设备制造厂商借助在文印设备供应端的优势占据了文印管理服务较大的市场份额,存在着惠普、富士施乐、利盟、柯尼卡美能达、理光、佳能等众多品牌，但文印设备供应商提供的运维服务往往受限于自身品牌产品，其服务对象和内容也有一定的局限性。因此，能够兼容多品类、多标准的第三方文印管理服务提供商优势开始日益凸显，具体如下：
第一，第三方文印管理服务提供商的范围可覆盖多种设备厂商的不同产品类型，包括各种主流文印设备及相关的操作系统、中间件系统等，可以针对客户的各类软硬件产品提供一站式综合文印管理服务。随着文印设备复杂度和多样性不断提高，第三方文印管理服务提供商在降低管理成本、提高运营效率方面的优势日益凸显。
第二，第三方文印管理服务提供商基于更完善的运维服务网络，通常可以在第一时间到达客户现场，解决各类文印故障问题，因此在服务的响应时间和承诺优先级方面，第三方文印管理服务提供商的快速响应能力也更有优势，这也同时增加了客户黏性，和客户建立起长期稳定的合作关系。
第三，第三方文印管理服务提供商拥有更专业的文印管理相关软件自研和开发能力，通过软件信息技术不仅能打通企业信息化办公系统，实现办公系统与文印系统的互联互通，还能让文印设备满足日益变化的办公场景需求，实现云打印、水印打印、人脸识别打印等多种文印管理功能。
第四，第三方文印管理服务提供商凭借规模化、专业化的服务提供体系，在文印管理综合报价上占有优势，这对于成本管控需求较高的客户来说，第三方文印管理服务将更具吸引力。
4、 行业竞争格局
（1）欧美起步较早，竞争优势明显
美国、欧洲、日本等发达国家和地区在文印管理服务领域起步时间较早，同时由于在文印设备制造技术、软件信息技术等方面的优势和良好的下游应用领域产业基础，对文印管理应用场景的理解更为深刻，有着丰富的产品，特别是文印管理功能的设计和开发经验，在文印管理服务领域竞争优势明显，培育了惠普、富士施乐、利盟和理光等行业优势企业。
（2）国内起步时间较晚，少数企业通过服务优势和技术积累打破国外企业垄断，品牌知名度不断上升
国内的文印管理服务行业起步相对较晚，在技术上与国外优势企业仍有一定的差距，特别是在如何支持多种类型的文印设备方面，国内企业还需要一定的技术积累。近些年来，随着国内企业对文档信息安全的重视以及绿色办公理念的发展，极大地推动了我国文印管理服务行业的发展。
（3）市场竞争格局状况
从市场整体来看，在国内文印管理服务细分市场中，参与者主要可以分为三类：设备制造商、第三方文印管理服务提供商及中小型文印机构。
随着国家经济结构调整，为提高资产使用效率、缓解现金流压力、优化成本结构，许多企业逐渐转向采取轻资产的运营方式，希望通过采购服务的方式把有限的资金用于企业扩张与发展；并且由于工作方式以及思想观念的改变，人们对文件的安全性、保密性提出更高的要求。
在此背景下，第三方文印管理服务提供商要在市场中抢占地位就必须拥有出色的客户服务能力和雄厚的文印管理技术储备实力，从而为企业客户提供高效、专业以及优质的综合服务，并持续提升客户的服务体验感。因此，相比起设备制造商和中小型文印机构，第三方文印管理服务提供商更加专注于服务，具备了大规模、多品牌、多类型文印服务管理能力，更能满足客户的多样化需求。
5、行业面临的机遇
（1）国家产业政策的大力支持
近些年来政府大力支持、鼓励文印管理服务行业及其相关产业的发展，相继颁布了一系列相关的政策和规划。2016 年国务院办公厅发布的《国家信息化发展战略纲要》、2018 年工业和信息化部发布《推动企业上云实施指南》、2020 年工业和信息化部发布《中小企业数字化赋能专项行动方案》等，积极促进企业采用软件信息技术提升自身的办公信息化能力，大力推动了文印管理服务行业的发展。
（2）市场需求不断增长
随着企业经营压力的日趋上升，成本控制已触及生产经营的每一个环节，且部分单位不仅关注业务流程成本管理，更关注经营效率、数据安全、绿色环保等问题，从而催生了企事业单位业务运营全流程下的文印管理服务，包括文档数据的生成或采集、分发、存储或检索、流转、信息管理与共享、输出等业务流程，以满足其对文档数据安全管理、效率协同管理、成本管理等管理需求。因此，文印管理服务行业面对的行业客户众多，行业发展空间较为广泛，市场需求不断增长。
（3）技术不断进步
近年来，随着我国软件应用能力的不断提升，文印管理软件的开发与优化日益高效，行业内出现的重大技术突破与创新，使客户原有的文印管理系统得到进一步优化提升，推动着行业的快速发展。另外，网络性能提升、文件处理设备性能的提升、文件业务流程管理系统的发展等等，与客户的应用场景不断深化融合，对整合优化的需求不断上升，持续推动着市场发展。
6、文印管理服务行业发展趋势
国内大规模、专业化的文印管理服务行业目前尚处于发展阶段，普及率不高，加之现行政策对于信息安全的推动，文印管理服务行业有着广阔的发展空间，未来发展趋势简要概括如下：
（1）信息安全愈发重要
信息安全是一个组织乃至一个国家的命脉所在。如何保护信息安全，防止机密文件泄密一直都是企事业单位及相关政府部门、军事机构关注的重点。当前普遍情况下文印设备都是联网进行打印，一些漏洞或者预留的“门”都有可能造成信息泄密。目前已有包括因计算机、手机、文印设备、路由器、文印管理软件等诸多软硬件泄密而产生威胁企业、国家安全的案例。随着国家对信息安全的重视程度不断上升，国内文印管理企业将迎来快速地发展。
（2）客户需求促进行业发展
对于文印管理服务，客户需求已经由文印设备维护管理逐步发展到对设备、人员、服务、流程等全方位的系统管理；由文印设备的简单添置，发展到在整体文印管理服务的框架下，对整个文件的输入、输出、管理系统软硬件的优化与配置。客户的关注点不仅是成本的节约，还上升到管理优化、效率提升、信息安全、环保等层面。
（3）服务提供商市场地位将进一步提升
早期文印设备制造厂商利用自身提供硬件设备上的优势获得了文印管理服务市场大部分市场份额，但硬件制造商一般只能管理自身品牌的硬件设备，所提供的文印管理服务存在一定的局限性。随着文印设备市场竞争日益激烈，客户对文印设备品牌的要求也趋于多样化，文印管理服务提供商能够整合管理各类品牌设备的优势开始日益明显。
（4）软件价值日益凸显
文印管理服务中，应用软件的开发和部署已经成为争取客户的关键因素。文印管理软件是优化客户文印管理流程、协助客户节约办公成本、提升客户信息安全并提高工作效率的重要手段，也是文印管理服务中最具价值的部分之一。未来随着人工智能、物联网等新兴技术的快速发展，文印管理软件的价值将更加凸显。
7、行业面临的挑战
（1）行业整体认知度偏低
虽然政府机构、事业单位、大中型企业等行业的客户近年来服务需求不断增长，促进了文印管理服务市场发展，但目前国内大部分企事业单位对该服务的认知度还有待加强，文印管理服务的整体应用比例还相对较低，文印管理服务大范围普及仍需时日。
（2）相关人才缺乏
文印管理服务行业不仅需要从业人员具备很高的敬业意识、服务意识和行业经验，而且更需要从业人员具备一定的产品技术、经营管理知识、现代营销技术、物流管理及信息系统管理等专业知识，按照标准化、专业化的要求进行操作。伴随着近几年行业迅速发展，行业内高素质人才缺乏的现象越来越突出，这在一定程度上制约了行业的发展。
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